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SOP: Automatisierter PDF-Import aus O365 (import_pdf_from_o365_de.v2.2.py)
1. Zweck des Skripts
Dieses Python-Skript automatisiert den Import von PDF-Dokumenten aus der Microsoft 365-Umgebung (z.B. Outlook-Postfächer oder SharePoint) in das lokale IT-Dateisystem. Es dient zur effizienten Digitalisierung von Dokumenten, die als E-Mail-Anhänge eingehen.
2. Voraussetzungen & Bibliotheken
Um das Skript auszuführen, sind folgende Module notwendig:
- Python: Version 3.8+
- Module:
pip install O365 requests python-dotenv - Infrastruktur: Eine registrierte Anwendung in Azure AD (Entra ID) mit den entsprechenden API-Berechtigungen (
Mail.Read,Files.Read).
3. Zentrale Konfiguration
Das Skript benötigt eine .env-Datei mit folgenden Zugangsdaten:
- CLIENT_ID: Die ID der registrierten Azure-App.
- CLIENT_SECRET: Das zugehörige Client-Secret für die Authentifizierung.
- TARGET_FOLDER: Der lokale Pfad, in dem die PDF-Dateien gespeichert werden sollen.
- MAILBOX: Die E-Mail-Adresse des zu überwachenden Postfachs.
4. Ausführung & Betrieb
Das Skript kann sowohl manuell als auch automatisiert über einen Dienst oder Cronjob gestartet werden.
Manueller Start:
# Skript manuell aufrufen
python3 import_pdf_from_o365_de.v2.2.py
Fehlerbehebung (Troubleshooting):
- Authentifizierungsfehler: Prüfen Sie, ob das Client-Secret abgelaufen ist oder die Berechtigungen in Azure AD korrekt gesetzt sind.
- Download-Fehler: Stellen Sie sicher, dass das Zielverzeichnis vorhanden ist und Schreibrechte bestehen.
5. Monitoring
Die Ausführung des Skripts wird standardmäßig protokolliert. Bei erfolgreichem Import werden die entsprechenden Log-Einträge erstellt, die den Dateinamen und den Zeitstempel enthalten.
6. Sicherheitshinweis
Bewahren Sie die .env-Datei sicher auf und geben Sie das Client-Secret niemals an unbefugte Personen weiter. Es wird empfohlen, die Secret-Rotation gemäß IT-Sicherheitsrichtlinien regelmäßig durchzuführen.
Erstellt für die IT-Dokumentation - Projekt: IT Internal Repository